Gestão Documental “dá” 2 meses de produtividade por ano

Falta ou má qualidade de Gestão Documental prejudica a produtividade de uma empresa em mais de dois meses de trabalho por ano (cerca de 20% da produtividade anual!)

Papéis, papéis e mais papéis. É assim que se encontra a maior parte das secretárias por todo o mundo empresarial. Por isso, a IDC realizou um estudo com o objetivo de responder à pergunta

“Os seus processos empresariais estão a obstruir as suas oportunidades de mercado?”

Com este estudo, foi possível concluir que as dificuldades e obstáculos encontrados na gestão documental afetam a produtividade anual de uma empresa em 20%, que é cerca de 2 meses de trabalho num ano. Este “prejuízo” resulta da perda de muito tempo, por parte dos funcionários, devido à desorganização dos diversos documentos, que os leva a andar à procura da informação que necessitam recorrentemente, situação que seria facilmente evitada com programas de gestão documental.

Estes problemas tendem a crescer, pois segundo o mesmo estudo, o fluxo de informação a chegar às empresas está e estará sempre a aumentar, o que implica um bom tratamento da informação importante. Como exemplo, a IDC apresenta o intervalo de 2010 a 2015 onde o volume de dados que chegaram às empresas aumentou em seis vezes, prevendo-se que esta evolução se mantenha a este ritmo. Tendo em conta esta realidade, o desafio das empresas é compreender as informações a que têm acesso e fornecê-las de forma mais rápida e económica possível.

É interessante de referir que a IDC, nesta sua análise, apresenta uma estimativa onde prevê que, em 2018, cerca de 75% dos funcionários trabalharão a partir de casa através de plataformas mobile. Como resultado desta diversificação de lugares e ferramentas de trabalho, é necessário, para além de sistemas de integração das plataformas mobile, uma ferramenta eficaz que consiga de forma automática e sem falhas dar toda a informação necessária para que se possa trabalhar nos mais diversos lugares e situações.

inwork Doc – gestão documental

Como resposta a este problema, a S2L apresenta uma solução de gestão documental, o inWork DOC, que permite, entre várias outras funcionalidades, o acesso remoto à documentação, a digitalização e a circulação de documentos obedecendo a um workflow (em português, fluxo de trabalho, que é a sequência de passos necessários para se automatizar processos de negócio, de acordo com um conjunto de regras definidas, permitindo que sejam transmitidos de uma pessoa para outra).