Gestão Documental “dá” 2 meses de produtividade por ano

Gestão Documental “dá” 2 meses de produtividade por ano

inwork Doc - gestão documental

Falta ou má qualidade de Gestão Documental prejudica a produtividade de uma empresa em mais de dois meses de trabalho por ano (cerca de 20% da produtividade anual!)

Papéis, papéis e mais papéis. É assim que se encontra a maior parte das secretárias por todo o mundo empresarial. Por isso, a IDC realizou um estudo com o objetivo de responder à pergunta


“Os seus processos empresariais estão a obstruir as suas oportunidades de mercado?”


Com este estudo, foi possível concluir que as dificuldades e obstáculos encontrados na gestão documental afetam a produtividade anual de uma empresa em 20%, que é cerca de 2 meses de trabalho num ano. Este “prejuízo” resulta da perda de muito tempo, por parte dos funcionários, devido à desorganização dos diversos documentos, que os leva a andar à procura da informação que necessitam recorrentemente, situação que seria facilmente evitada com programas de gestão documental.

Estes problemas tendem a crescer, pois segundo o mesmo estudo, o fluxo de informação a chegar às empresas está e estará sempre a aumentar, o que implica um bom tratamento da informação importante. Como exemplo, a IDC apresenta o intervalo de 2010 a 2015 onde o volume de dados que chegaram às empresas aumentou em seis vezes, prevendo-se que esta evolução se mantenha a este ritmo. Tendo em conta esta realidade, o desafio das empresas é compreender as informações a que têm acesso e fornecê-las de forma mais rápida e económica possível.

É interessante de referir que a IDC, nesta sua análise, apresenta uma estimativa onde prevê que, em 2018, cerca de 75% dos funcionários trabalharão a partir de casa através de plataformas mobile. Como resultado desta diversificação de lugares e ferramentas de trabalho, é necessário, para além de sistemas de integração das plataformas mobile, uma ferramenta eficaz que consiga de forma automática e sem falhas dar toda a informação necessária para que se possa trabalhar nos mais diversos lugares e situações.

Como resposta a este problema, a S2L apresenta uma solução de gestão documental, o inWork DOC, que permite, entre várias outras funcionalidades, o acesso remoto à documentação, a digitalização e a circulação de documentos obedecendo a um workflow (em português, fluxo de trabalho, que é a sequência de passos necessários para se automatizar processos de negócio, de acordo com um conjunto de regras definidas, permitindo que sejam transmitidos de uma pessoa para outra).

One Response

  1. Pedro Machado Leite diz:

    Muito bem visto, muitas vezes os maiores ganhos conseguem-se onde menos se espera ….

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