Informatização dos Processos Administrativos

Informatização dos Processos Administrativos

Considerando o ambiente geral do mercado, em que as organizações procuram maximizar os seus resultados, diminuir os custos e otimizar o uso de recursos, é imprescindível o uso de ferramentas que auxiliem no registo e controle das atividades da empresa, ou seja, que façam a automação de Processos Administrativos. Isto é verdade tanto para as pequenas quanto para as grandes empresas.

A sua empresa ainda não utiliza um ERP (Enterprise Resource Planning)? Então é bem provável que assim que seu negócio crescer, você tenha de migrar dos controles manuais e de folhas de cálculo para um sistema que permita automatizar e padronizar processos, agilizar o planeamento e acompanhamento da produção ou seja o inWork.

O uso de Software de Gestão na nuvem é uma possibilidade que a tecnologia oferece para manter o controlo da gestão, reduzir custos e aumentar a produtividade.

Estas soluções apresentam as informações de forma consolidada, atualizada e em tempo real oferecendo uma visão alargada da empresa.

Processos que podem ser Informatizados

A informatização dos Processos Administrativos são talvez os mais evidentes e fáceis de implementar com resultados extraordinários imediatos, maximizando o investimento e conseguindo redução nos custos evidentes pois passa para a informatização uma série de atividades repetitivas que tiravam muito tempo aos colaboradores, permitindo a libertação dessa capacidade de mão-de-obra para funções mais produtivas e reduzindo o erro humano e a necessidade de retrabalho, no entanto quase todos os processos podem ser totalmente ou parcialmente informatizados e normalizados, desde a Produção á Gestão de Clientes.

Principais ganhos da informatização dos processos

O resultado da informatização dos processos são, departamentos integrados com equipas motivadas a trabalhar com foco nas metas da empresa e não apenas nas atividades de sua área.

Com a interação entre as  equipes, evita-se retrabalho e diminui-se o tempo necessário para a execução de tarefas. Ganha o cliente, pois o processo tende a ser mais ágil, consistente, fiável e barato.

Controle do fluxo de trabalho

Outra vantagem da informatização dos processos administrativos é a democratização da informação que acaba com os feudos, onde só algumas pessoas sabiam o que fazer e como fazer. Na ausência desses colaboradores, a atividade ficava em espera, aguardando seu retorno.

A informatização dos processos administrativos não só reduz estas situações como pode inclusive eliminá-las. O sistema inWork absorve muitas dessas atividades e através de configurações, temos tarefas que podem ser executadas integralmente pelo sistema sem necessidade de interação humana.

Agilidade nos processos

Com o inWork o fluxo de trabalho fica mais célere e ágil, eliminando etapas desnecessárias como gerar informações para outros departamentos: lançamentos da folha para contabilizar, notas de compras para agendamento de pagamentos e desta forma os Recursos Humanos libertados podem-se se dedicar a outras atividades mais nobres para o objetivo da empresa e com maior valor acrescentado.

De realçar que com a informatização dos processos administrativos, o registro das atividades fica centralizado no ERP permitindo ao inWork disponibilizar informações e indicadores de desempenho personalizados em tempo real para as pessoas com permissão de acesso a qualquer momento e para qualquer lugar.

  Gestão de erros nos processos

A centralização das informações no inWork também evita a ocorrência de divergências entre informações de um departamento para o outro, muito comum quando o sistema não está voltado a processo e integrado.

Não é raro que a Contabilidade tenha um valor de compras diferente do registado em stock porque uma nota acaba esquecida em uma gaveta, ou que o comercial tenha um valor de vendas diferente do das contas a pagar porque se esqueceu de um desconto.

A passagem dos processos manuais para o inWork, faz-se através da revisão, otimização e normalização dos processos, procurando a racionalização e a necessidade de intervenção da atividades manuais.